Na era da informação instantânea, onde cada segundo conta e a opinião pública reverbera com força digital, o monitoramento estratégico de informação – o conhecido clipping de notícias – deixou de ser um mero acessório para se consolidar como uma ferramenta vital.
Para as instituições do setor público, ele é um serviço indispensável, guiando a gestão da imagem, o acompanhamento de políticas, a identificação de anseios sociais e, crucialmente, a prevenção e o manejo de crises. No entanto, a potência desse instrumento pode ser discretamente sabotada por uma prática nem sempre visível: a subcontratação de etapas cruciais do serviço.
Este artigo se propõe a ser um guia claro e objetivo sobre os perigos, muitas vezes camuflados, da subcontratação no universo do clipping. Nosso objetivo é empoderar você, gestor público, a reconhecer os sinais de alerta, a compreender as consequências diretas dessa prática para seus contratos e sua gestão e, acima de tudo, a tomar decisões mais seguras e embasadas. Queremos que o serviço de clipping seja, de fato,
Este checklist avançado ajuda você a ir além do básico e identificar os pontos críticos que diferenciam um verdadeiro parceiro tecnológico de um simples fornecedor de notícias.
Entendendo a dinâmica da subcontratação no clipping
O que realmente significa subcontratar a captura de notícias?
No universo do clipping, a subcontratação se torna um problema quando a empresa que venceu a licitação – e que carrega a responsabilidade contratual – não utiliza seus próprios recursos e sua expertise para cobrir todo o ciclo do serviço. Em vez disso, ela repassa a terceiros, às vezes de forma velada, a execução de fases críticas, principalmente a coleta (ou captura) e o tratamento inicial das notícias de diversas mídias.
Na prática, isso pode acontecer de várias maneiras. Algumas empresas podem simplesmente comprar “listas de notícias” ou “pacotes de dados” de grandes conglomerados de informação, que fornecem um volume massivo, porém pouco filtrado.
Outras podem usar plataformas tecnológicas de terceiros para varrer as fontes, sem ter um controle editorial ou técnico direto sobre a origem, a qualidade ou a agilidade desse processo fundamental. É importante saber distinguir o uso legítimo de ferramentas tecnológicas de apoio – como softwares de gestão que complementam uma capacidade interna sólida – da terceirização do coração do serviço: a habilidade de encontrar, coletar e processar a informação certa, no tempo certo.
Por que algumas empresas optam pela subcontratação e por que isso é um risco?
Diversos fatores podem levar uma empresa a subcontratar. Frequentemente, a principal razão é a tentativa de enxugar custos operacionais, já que desenvolver e manter uma infraestrutura tecnológica de ponta (servidores, softwares de captura, bancos de dados robustos) e uma equipe especializada em monitoramento multimídia exige investimento constante e considerável. Outras podem recorrer à subcontratação por não terem, de fato, a capacidade técnica, a abrangência de monitoramento ou a agilidade que o edital demanda, usando essa tática para aparentar uma competência que, internamente, não possuem.
Para você, gestor público, a motivação por trás da decisão de subcontratar do fornecedor é menos relevante do que as consequências diretas que essa escolha acarreta. Pense bem: se o seu fornecedor não tem controle sobre a etapa mais crucial do serviço, como poderá assegurar a qualidade, a agilidade, a personalização e a rápida resolução de problemas que seu contrato e sua instituição exigem? Inevitavelmente, o risco é transferido integralmente para o seu lado.
O que o seu edital precisa enxergar para evitar armadilhas?
Um dos grandes desafios para a gestão pública é que a subcontratação nem sempre salta aos olhos na documentação de uma licitação. Propostas bem redigidas e um discurso comercial afiado podem camuflar a real capacidade de execução da empresa.
Por isso, é essencial que os editais evoluam. Eles precisam ir além de cláusulas que proíbam a subcontratação de atividades-fim; devem também incorporar mecanismos de verificação mais profundos, que busquem evidências concretas da infraestrutura, dos processos e da equipe que a empresa efetivamente mobilizará para cumprir o contrato — como por exemplo, indação direta sobre o tema, perguntando como ele vai capturar as notícias e exigir a demonstração de contratos com as outras partes que realizam as etapas do serviço.
Se uma empresa detém a infraestrutura técnica completa ele pode demonstrar a sua infraestrutura proprietária em uma vídeochamada e adicionar elementos comprobatórios como de contratos com empresas de TI (servidores, storage, APIs etc).
Impactos diretos da subcontratação no seu contrato e na sua gestão
Quando uma empresa de clipping decide terceirizar etapas críticas, as ondas de impacto não se limitam à sua operação interna. Elas se espalham e afetam diretamente a qualidade do serviço que chega ao órgão público, a eficiência da sua equipe e a própria segurança do seu contrato.
Alerta vermelho: Qualidade em queda livre e um serviço que não “fala a sua língua”
A subcontratação da captura de notícias frequentemente leva a uma perda sensível de personalização. O material entregue ao seu órgão tende a ser pasteurizado, pois o subcontratado – que atende a múltiplos clientes com o mesmo “pacote” de dados brutos – não tem como focar nas necessidades, na linguagem e nas particularidades da sua instituição.
O resultado? Um clipping inflado com “ruído” (notícias irrelevantes que desperdiçam o tempo precioso da sua equipe) e, paradoxalmente, a omissão de informações e fontes que seriam vitais para sua análise. A inteligência e o conhecimento que sua equipe deveriam aplicar sobre os dados já chegam à mesa comprometidos na origem, pois a qualidade da matéria-prima é, no mínimo, questionável ou desalinhada com suas reais expectativas.
Alerta laranja: Perda de controle, flexibilidade zero e agilidade que nunca chega
Uma das consequências mais palpáveis da subcontratação é a paralisia do fornecedor principal diante de demandas por customização e agilidade. Sua instituição precisa incluir urgentemente o monitoramento de um novo portal local estratégico? Ou necessita rastrear um tema específico em rádios de uma determinada região com prazo exíguo?
Se a empresa contratada depende de um terceiro para a coleta, ela fica de “mãos atadas”. Pedidos que deveriam ser simples transformam-se em processos lentos, burocráticos ou, em muitos casos, simplesmente impossíveis de serem atendidos.
Prazos contratuais, como a comum exigência de entrega de notícias online em até 15 minutos após sua publicação, tornam-se metas inatingíveis quando a coleta é terceirizada e seu fornecedor não tem como intervir para priorizar ou acelerar o processamento. O serviço se torna engessado, incapaz de acompanhar a dinâmica da comunicação e as necessidades emergenciais da sua instituição.
Alerta amarelo: Solução de problemas lenta, ineficaz e que desgasta sua equipe
Quando as inevitáveis falhas ocorrem – uma fonte importante deixa de ser monitorada, erros na captura são identificados, ou a qualidade da entrega despenca subitamente – a busca por soluções se transforma em uma verdadeira provação. O caminho para a correção é longo e frustrante: sua equipe reporta ao fornecedor contratado, que, por sua vez, precisa acionar o subcontratado (sobre o qual você não tem qualquer controle), aguardar a ação deste terceiro, para então o feedback (e, com sorte, a solução) retornar pela mesma via.
Esse ciclo vicioso não só gera atrasos significativos, mas também um desgaste desnecessário para sua equipe. Lembre-se: o subcontratado, sem um vínculo contratual direto ou um compromisso formal com as urgências específicas do seu órgão, pode não tratar suas demandas com a prioridade que elas merecem, impactando diretamente a capacidade de resposta da sua instituição a temas sensíveis ou situações de crise.
Alerta cinza: Riscos contratuais, inconformidades e a sombra da responsabilização
Muitos editais do setor público, conscientes dos perigos da perda de controle sobre a execução dos serviços, proíbem expressamente a subcontratação das atividades-fim. Contratar uma empresa que adota essa prática, ainda que de forma dissimulada, expõe o órgão público a uma série de riscos contratuais.
A descoberta da subcontratação pode levar à aplicação de sanções, multas, rescisão do contrato e, em casos mais graves, à inclusão da empresa em listas de fornecedores impedidos de contratar com a administração pública. Além disso, o próprio órgão pode ser questionado por seus mecanismos de controle interno e externo devido a uma fiscalização contratual deficiente, o que pode arranhar sua reputação e gerar insegurança jurídica.
Alerta adicional: Brechas na segurança da informação estratégica
Dependendo da sensibilidade das informações monitoradas pelo seu órgão – como temas estratégicos, investigações sigilosas ou dados críticos de segurança pública – a introdução de um terceiro não previsto no fluxo de manuseio desses dados pode significar um aumento nos riscos à confidencialidade e à segurança da informação. Cada novo elo na cadeia de acesso e processamento é um ponto potencial de vulnerabilidade que merece atenção.
Como identificar, evitar e se proteger da subcontratação
Diante de um cenário com tantos perigos potenciais, a boa notícia é que você, gestor público, possui ferramentas e estratégias eficazes para se precaver e garantir a contratação de um serviço de clipping que seja verdadeiramente eficiente e alinhado com as necessidades da sua instituição. A diligência e a atenção aos detalhes são suas maiores aliadas.
- A base de tudo: um edital que protege seus interesses
A prevenção mais eficaz começa na origem, na concepção cuidadosa do processo licitatório. Um edital bem construído é sua primeira e mais forte linha de defesa:
- Cláusulas de vedação à subcontratação: Inclua disposições que sejam claras, objetivas e específicas, proibindo a subcontratação das atividades-fim do serviço de clipping. Detalhe quais etapas são consideradas essenciais e, portanto, intransferíveis (por exemplo, a captura de notícias em todas as mídias estipuladas, a primeira decupagem e classificação, a garantia de disponibilidade da plataforma tecnológica).
- Exigência de detalhamento da infraestrutura e dos processos próprios: Vá além de declarações genéricas. Solicite que as licitantes apresentem descrições minuciosas de sua infraestrutura tecnológica (detalhes de servidores, softwares de captura e processamento, links de internet dedicados, sistemas de redundância e contingência), da composição e qualificação de sua equipe técnica (analistas de mídia, especialistas em TI, equipe de suporte) e dos processos internos que asseguram a execução do serviço predominantemente com recursos próprios.
- Previsão de provas de conceito (PoCs) ou amostras robustas: Em vez de testes superficiais ou demonstrações genéricas, exija provas de conceito que realmente coloquem à prova a capacidade da licitante de executar o serviço de ponta a ponta. Isso pode envolver o monitoramento de um conjunto específico e variado de fontes (incluindo algumas de difícil acesso ou que exijam tecnologia particular) dentro de prazos rigorosos, com entrega em formatos específicos e análise da qualidade da coleta.
- Durante a licitação: Investigue a fundo antes de homologar. A análise da proposta técnica e a fase de habilitação são momentos cruciais para mergulhar fundo na investigação sobre a real capacidade de cada empresa concorrente:
Questionamentos sugeridos
- Questione em detalhes a origem e o método de captura: Não se satisfaça com respostas vagas ou apresentações comerciais polidas. Pergunte como, exatamente, as notícias de TV, rádio, impressos e das mais diversas fontes online são coletadas, processadas e entregues em tempo hábil. Qual é a equipe técnica e operacional especificamente dedicada a essas tarefas? Quais tecnologias são empregadas em cada etapa do fluxo? Como é garantida a atualização constante do rol de fontes e a rápida inclusão de novas mídias quando necessário?
- Exija transparência total sobre os recursos e a origem dos dados: Como a empresa assegura a abrangência, a profundidade e a atualização contínua das fontes que se propõe a monitorar? Se, durante as conversas ou na proposta, houver qualquer menção a “parcerias estratégicas”, “fornecedores de dados brutos” ou uso de “plataformas de terceiros” para a coleta, peça para entender claramente essa relação. Insista em saber como essa dependência impacta os níveis de serviço prometidos, o controle de qualidade, a agilidade na resposta a novas demandas e, se possível, como essa relação é formalizada e garantida (existem contratos claros e Service Level Agreements – SLAs com esses terceiros que possam ser auditados ou verificados?).
- Não abra mão de uma demonstração técnica ao vivo e detalhada: Esta é, talvez, a etapa de verificação mais reveladora e indispensável. Para empresas que afirmam possuir tecnologia e infraestrutura internas para a execução integral do serviço, uma sessão de demonstração ao vivo, conduzida pela equipe técnica da licitante, é essencial. Nela, a empresa deve ser capaz de exibir sua plataforma de captura e processamento em pleno funcionamento, demonstrando como coleta e trata diferentes tipos de mídia (incluindo aquelas consideradas mais desafiadoras, como rádios ou TVs regionais) e, fundamentalmente, evidenciando de forma prática como cumprem os requisitos técnicos e de performance mais críticos do seu edital (por exemplo, atendimento a prazos de entrega, capacidade de customização de fontes em tempo real, volume de processamento de dados, mecanismos de alerta e relatórios).
- Na execução do contrato: mantenha o monitoramento e a fiscalização ativos
A sua vigilância e o acompanhamento não terminam com a assinatura do contrato. Pelo contrário, uma gestão contratual ativa é fundamental:
- Auditorias periódicas: Verifique regularmente os processos internos do fornecedor, a qualidade consistente das entregas e o estrito cumprimento dos níveis de serviço que foram acordados em contrato.
- Testes práticos: De tempos em tempos, realize testes “surpresa”. Solicite, por exemplo, a inclusão de algumas fontes de mídia não usuais ou a alteração de parâmetros de busca mais complexos e meça o tempo de resposta, a qualidade da integração e a capacidade da empresa em atender à demanda utilizando, preferencialmente, seus próprios recursos.
